Webbportal för alla system gav Newbody ett effektivt logistikflöde .

Sedan 1987 har Newbody hjälpt ungdomar att tjäna pengar till klassen eller laget genom att sälja sportkläder och produkter. Med flertalet olika leverantörer av kläder och produkter har det varit avgörande för Newbody att ha en bra översikt över hela orderflödet - från kundorder till leverans till slutkund.
 

Utmaningen för Newbody

Att hantera inköp och beställningar i e-post, Word- och Excel-dokument ledde ofta till enkla fel som påverkade både kvalité och kvantitet. Fram till 2015 hade Newbody inget system för inköp utan arbetade likt många andra företag i program som Excel och e-post. Det fungerade i början men när företaget växte så innebar det betydligt mer jobb samtidigt som det också ibland orsakade felaktiga inköp. Newbodys affärsidé bygger på att ha exakt koll på vilka produkter, färger och storlekar som finns tillgängliga för att kunna erbjuda bästa möjliga service.

Egen portal för kunder och leverantörer

En stor utmaning var att kunna samla alla detaljer kring en order i ett enda system, där alla ändringar kunde göras direkt av både kunder och leverantörer. Ett ställe att hantera hela kedjan från lagd beställning till att kunden fått sina produkter.

Newbody och Epicals samarbete går tillbaka till 2012 då Epicals verksamhet gick under namnet Enfo. Sedan 1 juni 2023 är Epical ett dotterbolag till Enfo och arbetet med att utveckla Newbodys logistikflöde fortsätter att nå nya nivåer. Tack vare den nya portalen som Epical byggt på AWS komponenter kan exempelvis en designer i Sverige prata direkt om specifika produkter med tillverkaren i till exempel Kina om specifika förändringar. Med minskad risk för missförstånd.

Fördelen med att använda en webbportal är att användarvänligheten blir hög - numera behöver ingen oroa sig över filformat eller programuppdateringar.

”Newbody prioriterar långsiktiga relationer och vi upplever Epical som en partner för framtiden. Båda parters strävan om att ständigt förbättra oss inom allt vi gör gjorde att vi hade en god gemensam grund och vision att stå på redan från start,” säger Christian Karlsson, IT Solution Manager på Newbody.

En annan stor fördel med webbportalen är att Newbody nu kan estimera och prognostisera produktionen av kläder, vilket skapar stora skillnader i försäljningen. Att ha en förmåga att estimera en höstbeställning av t-shirts i specifika färger ger en stor konkurrensfördel.

Idag finns också en spårbarhet, så att Newbody direkt kan se vilka förändringar som har gjorts i leveranstid eller kvantitet och av vem.
 

Serverless plattform för systemintegration

Med en IT-struktur bestående av flertalet system som behöver prata med varandra finns ett stort behov av att kunna tillgodogöra sig data eller specificera data mellan de olika systemen. Istället för att bygga kopplingar mellan alla system byggde Epical en integrationsplattform – som ger Newbody möjlighet att koppla på nästan vilket program som helst in i verksamheten och underlättar också för framtida utveckling.

Epical valde att bygga en integrationsplattform som är mycket mer lättviktig - serverless. Detta innebär att utvecklingstiden kan kortas ner och bidrar därmed till minskade kostnader för Newbody. En lösning som innebär att företag med behov av en smartare och säkrare databehandling bara behöver betala för det man använder och utnyttjar.
 

Christians tips för ett framgångsrikt IT-projekt:

• Välj en leverantör som lyssnar 
  Det är viktigt att leverantören lyssnar istället för att direkt börja sälja en plattform. Att de lyssnar och frågar efter behov och senare kommer med förslag som de har anpassat efter mina behov. Det tycker jag är viktigt. När jag vill utveckla en portal eller ett program så måste jag först veta kundbehovet och sedan definiera ett systembehov.
   
• Måste förstå affärsmodellen 
  Det spelar ingen roll hur bra en leverantör är på att lyssna om de aldrig till fullo förstår er affärsmodell på ett djupt sätt. Grundregeln för ett riktigt bra samarbete för båda parter är att leverantören alltid måste förstå hela er affärsmodell.
   
• Trygghet i att välja en större leverantör 
  Det finns såklart för- och nackdelar med att välja en stor leverantör men en av de stora fördelarna är att man genom en stor leverantör får trygghet på köpet.  Om man har utvecklat en egen programvara tillsammans med leverantören som vill man att de finns kvar om 5 år. Annars blir det både dyrt och krångligt.

Om Newbody

Newbody hjälper ideella grupper att tjäna pengar till sina mål. På ett enkelt sätt gör de det möjligt för idrottsföreningar och skolklasser att tjäna pengar till sina mål, effektivt och utan ekonomisk risk. Företagets startades 1987 och omsatte 213 miljoner kronor (2022) med 47 anställda. newbodyfamily.com/sv-se/