ECM / Dokumenthantering
Skydda dina mest kritiska tillgångar
Innehåll och dokument skapas i många olika delar av en verksamhet idag utan strikt kontroll av innehållet. Denna brist på kontroll innebär utmaningar när det gäller hantering av innehåll, effektivitet och efterlevnad av regelverk. För att lösa dessa problem erbjuder Epical expertis för att få kontroll över innehållets livscykel, vilket säkerställer effektivitet, säkerhet och efterlevnad av regelverk.
Våra dokumenthanteringstjänster, som är en del av vårt ECM-erbjudande (Enterprise Content Management), är utformade för att hantera oredan och bristen på struktur i nuläget, förbättra sökbarheten, öka säkerheten och säkerställa efterlevnad av regelverk. Vi har ett team av experter med djup bransch- och teknikkompetens med över 30 års erfarenhet av att hjälpa kunder att optimera sin strategi för hantering av innehåll och att uppnå sina affärsmål. Vi samarbetar med de bästa lösningarna på marknaden för att leverera skräddarsydda och heltäckande lösningar för era dokumenthanteringsbehov.
Vad får er verksamhet ut av det?
Effektiv dokumenthantering erbjuder en rad fördelar för er verksamhet. Genom att implementera våra lösningar kan du förbättra kvaliteten på och göra ert innehåll relevant genom att eliminera överflödigt eller inaktuellt data. Våra tjänster förbättrar också innehållets tillgänglighet och användbarhet genom organiserad kategorisering med hjälp av taxonomi och metadatataggar. Dessutom kan vi automatisera processer rörande innehåll och dess struktur med hjälp av AI för innehåll och maskininlärningsalgoritmer, vilket kan effektivisera arbetsuppgifter som klassificering och taggning.
Säkerhet och efterlevnad av regelverk är viktig idag, vilket är anledningen till att våra tjänster inkluderar en omfattande strategi för skydd av information som är skräddarsydd för er verksamhets specifika behov och regulatoriska krav. Dessutom hjälper våra lösningar till att minska lagrings- och underhållskostnaderna genom att underlätta migrering av innehåll till molnbaserade plattformar och att arkivera eller ta bort onödiga data.
Hur gör vi det?
På Epical använder vi robusta och pålitliga metoder för att fånga upp era specifika krav, vilket säkerställer att korrekta mål fastställs och att omfattningen av implementeringen definieras. Vi prioriterar att förstå era unika behov för att skräddarsy våra råd och lösningar så att de är både ändamålsenliga och hållbara över tid.
Vår process börjar med en grundlig analys och rapportering av era befintliga dokumentmängder. Vi bedömer vad som kan rensas eller tas bort, vad som ska arkiveras och vad som behöver migreras för att säkerställa en effektiv dokumenthantering. Vi skapar sedan ett strukturerat ramverk för era dokument och ser till att de är logiskt strukturerade och tillgängliga för alla intressenter. Den här strukturen innehåller verifierade åtkomsträttigheter och hanterar andra säkerhetsöverväganden. Vårt tillvägagångssätt är utvecklat med er verksamhets informationsarkitektur och intressenter i åtanke och säkerställer hållbarhet över tid och användarvänlighet.
Våra viktigaste tjänster är:
Förstudie och kravhantering - Krav, intressenter, omfattning, nuvarande utmaningar och befintliga dokumentmängder identifieras. Detta gör dig medveten om vad du står inför för att kunna implementera en bra fungerande dokumenthantering.
Identifiering och utvärdering av innehåll - Vi hjälper dig att utvärdera ditt befintliga innehåll med avseende på storlek, säkerhet och relevans och ger dig en grundlig analys och omfattande rapporter. Vi hjälper dig också att utveckla en färdplan för rensning, arkivering och migrering av innehåll och att identifiera potentiella problem och utmaningar som kan påverka implementeringen.
Informationsarkitektur - Verksamheter förbiser ofta det viktiga steget att upprätta rätt informationsarkitektur och styrning innan de övergår till plattformar för hantering av innehåll som t.ex. Microsoft 365. Denna svit, inklusive SharePoint, OneDrive och Teams, kräver en väl genomtänkt informationsarkitektur för att effektivt strukturera och organisera innehåll och bestämma de bästa verktygen för specifika ändamål. Vi hjälper dig att skapa en robust informationsarkitektur som förbättrar användarnas förmåga att hitta och få tillgång till relevant information, förhindrar innehållskaos och förbättrar sökupplevelsen. Utan detta står verksamheter inför svårlösta utmaningar.
Migrering av innehåll - Verksamheter lagrar ofta data i olika format och på olika platser, till exempel filservrar, lokala enheter och SharePoint-servrar. Den här mångfalden kan hindra effektiv dataåtkomst, leda till redundanta och föråldrade data och komplicera samarbetet med externa användare. Det gör det också svårt att upprätta och underhålla styrning av data, skydda känslig information och säkerställa regelefterlevnad (t.ex. GDPR, HIPAA). Vi hjälper dig att effektivisera åtkomsten av data, förbättra samarbetet, genomdriva styrningspolicyer för ostrukturerat data och säkerställa efterlevnad av relevanta regler.
Innehållsbearbetning och struktur - Innehållsbearbetning och struktur i plattformar för hantering av innehåll som t.ex. Microsoft 365 och SharePoint går långt utöver traditionell lagring. Övergången till molnet från filresurser eller andra källor är bara det första steget. Under de senaste åren har vi sett anmärkningsvärda framsteg inom dokument- och innehållshanteringsfunktioner. Idag kan verksamheter utnyttja dessa innovationer för att effektivt hantera strukturerat och ostrukturerat innehåll, inklusive bilder, i stor skala. Effektiv innehållshantering innebär automatisk hantering av struktur på innehåll med metadata, kraftfull taxonomi och innehållstyper för förbättrad innehållsidentifiering och efterlevnad av regelverk.
Skydd av information - I takt med att data snabbt expanderar och samarbetet korsar organisatoriska och regionala gränser blir det en stor utmaning att hantera och skydda data. Verksamheter måste skydda känslig information inte bara lokalt utan även på enheter och molntjänster. Att försumma en stark strategi för att skydda och styra information kan avsevärt öka en verksamhets riskprofil. Vi hjälper dig att utveckla och implementera robusta strategier för att hantera och skydda er data i alla miljöer, minska era risker och säkerställa efterlevnad av regelverk.
Hur kommer man igång?
Om du är intresserad av att förbättra er dokumenthantering med ECM finns vi här för att hjälpa dig. Du kan kontakta oss för att boka en kostnadsfri konsultation, där vi kommer att diskutera er nuvarande situation, era mål och era problem.
Alternativt kan du använda dig av vår initiala ECM-förstudie, där vi genomför en detaljerad analys av er dokumenthantering och ger dig rekommendationer och en färdplan för en skräddarsydd ECM-lösning. Vår ECM-förstudie är ett kostnadseffektivt och effektivt sätt att komma igång med ECM. Denna analys lägger inte bara en bra grund för din ECM-resa utan hjälper också till att identifiera ytterligare möjligheter att förbättra din strategi för innehållshantering.
