ECM /Asiakirjahallinta
Turvaa kriittinen digitaalinen omaisuutesi
Sisältöä ja asiakirjoja luodaan nykyään monissa eri osissa organisaatiota ilman sisällön tiukkaa valvontaa. Tämä hallinnan puute asettaa haasteita sisällönhallinnalle, tehokkuudelle ja vaatimustenmukaisuudelle. Näiden ongelmien ratkaisemiseksi Epical tarjoaa asiantuntemusta sisällön elinkaaren hallintaan ja tehokkuuden, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen.
Asiakirjanhallintapalvelumme, jotka ovat osa yrityksen sisällönhallintapakettia (ECM), on suunniteltu poistamaan sisällön epäjärjestystä, parantamaan haettavuutta, vahvistamaan tietoturvaa ja varmistamaan vaatimustenmukaisuus. Meillä on asiantuntijatiimi, jolla on syvällistä toimiala- ja teknistä osaamista ja yli 30 vuoden kokemus asiakkaiden auttamisesta optimoimaan sisällönhallintastrategiansa ja saavuttamaan liiketoimintatavoitteensa. Teemme yhteistyötä markkinoiden parhaiden ratkaisujen kanssa toimittaaksemme räätälöityjä ja kattavia ratkaisuja dokumenttienhallinnan tarpeisiisi.
Mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?
Tehokas dokumenttienhallinta tarjoaa organisaatiollesi monia etuja. Ottamalla ratkaisumme käyttöön voit parantaa sisältösi laatua ja osuvuutta poistamalla tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot. Palvelumme parantavat myös sisällön saavutettavuutta ja käytettävyyttä organisoidulla luokittelulla taksonomioiden, metatietojen ja tunnisteiden avulla. Lisäksi automatisoimme sisältöprosesseja ja organisointia sisällön tekoälyn ja koneoppimisalgoritmien avulla, mikä virtaviivaistaa tehtäviä, kuten tietojen luokittelua ja merkitsemistä.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat ensiarvoisen tärkeitä, minkä vuoksi palveluihimme kuuluu kattava tietosuojastrategia, joka on räätälöity organisaatiosi erityistarpeisiin ja viranomaisvaatimuksiin. Lisäksi ratkaisumme auttavat vähentämään tallennus- ja ylläpitokustannuksia helpottamalla sisällön siirtämistä pilvipohjaisille alustoille ja arkistoimalla tai poistamalla tarpeettomia tietoja.
Kuinka teemme sen?
Me Epicalilla käytämme standardoituja ja luotettavia menetelmiä erityistarpeidesi kuvaamiseen, tarkkojen tavoitteiden asettamiseen ja toteutuksen laajuuden määrittelyyn. Asetamme etusijalle yksilöllisten tarpeidesi ymmärtämisen, jotta voimme räätälöidä neuvomme ja ratkaisumme sekä sopiviksi että kestäviksi.
Prosessimme alkaa olemassa olevien asiakirjajoukkojesi perusteellisella analysoinnilla ja raportoinnilla. Arvioimme, mitä voidaan puhdistaa tai poistaa, mitä arkistoida ja mitä on siirrettävä tehokkaiden dokumenttienhallintakäytäntöjen varmistamiseksi. Luomme sitten jäsennellyn kehyksen asiakirjoillesi ja varmistamme, että ne ovat loogisesti järjestettyjä ja kaikkien sidosryhmien saatavilla. Tämä rakenne sisältää valvotut käyttöoikeudet, ja siinä otetaan huomioon muut turvallisuusnäkökohdat. Lähestymistapamme on kehitetty yrityksesi tietoarkkitehtuuria ja sidosryhmiä ajatellen, ja se varmistaa kestävyyden ja käyttäjäystävällisyyden.
Keskeisiä palveluitamme ovat:
Esiselvitys ja vaatimukset - Vaatimukset, sidosryhmät, projektin skooppi, nykyiset haasteet, nykyinen rakenne tunnistetaan. Tämä saa sinut tietoiseksi siitä, mitä kohtaat voidaksesi toteuttaa hyvää työasiakirjojen hallintaa.
Sisällön löytäminen ja arviointi - Autamme sinua arvioimaan nykyisen sisältösi koon, turvallisuuden ja osuvuuden sekä tarjoamme perusteellisia analyyseja ja kattavia raportteja. Autamme sinua myös kehittämään etenemissuunnitelman sisällön puhdistamiseen, arkistointiin ja siirtoon sekä tunnistamaan mahdolliset esteet ja haasteet, jotka voivat vaikuttaa toteutukseen.
Tietoarkkitehtuuri - Organisaatiot jättävät usein huomiotta oikean tietoarkkitehtuurin ja hallinnon luomisen ratkaisevan vaiheen ennen siirtymistä Microsoft 365:een. Tämä ohjelmistopaketti, mukaan lukien SharePoint, OneDrive ja Teams, edellyttää hyvin suunniteltua tietoarkkitehtuuria sisällön tehokkaaseen jäsentämiseen ja järjestämiseen sekä parhaiden työkalujen määrittämiseen tarkoin määrättyihin tarkoituksiin. Autamme sinua luomaan vankan tietoarkkitehtuurin, joka parantaa käyttäjien kykyä löytää ja käyttää asiaankuuluvia tietoja, estää sisältökaaoksen ja parantaa hakukokemusta. Ilman tätä organisaatiot kohtaavat lukuisia haasteita.
Sisällön siirto - Organisaatiot tallentavat tietoja usein eri muodoissa ja eri lokaatioissa, kuten tiedostopalvelimissa, paikallisissa asemissa ja SharePoint-palvelimissa. Tämä monimuotoisuus voi haitata tehokasta tietojen käyttöä, johtaa tarpeettomiin ja vanhentuneisiin tietoihin ja vaikeuttaa yhteistyötä ulkoisten käyttäjien kanssa. Se tekee myös tiedonhallinnan luomisesta ja ylläpidosta, arkaluonteisten tietojen suojaamisesta ja säädösten (esim. GDPR, HIPAA) noudattamisen varmistamisesta haastavaa. Autamme sinua virtaviivaistamaan tietojen käyttöä, parantamaan yhteistyötä, valvomaan tiedonhallintakäytäntöjen noudattamista ja varmistamaan asiaankuuluvien säädösten noudattamisen.
Sisällön käsittely ja organisointi
Sisällön käsittely ja organisointi Microsoft 365:ssä ja SharePointissa ulottuu paljon perinteistä tallennusta pidemmälle. Siirtyminen M365:een jaetuista tiedostoresursseista tai muista lähteistä on vasta ensimmäinen askel. Viime vuosina asiakirjojen ja sisällönhallinnan ominaisuudet ovat kehittyneet merkittävästi. Nykyään organisaatiot voivat hyödyntää näitä innovaatioita jäsennellyn ja jäsentämättömän sisällön, kuten kuvien, tehokkaaseen hallintaan suuressa mittakaavassa. Tehokkaaseen sisällönhallintaan kuuluu automaattinen sisällön organisointi metatiedoilla, tehokkaat taksonomiat ja sisältötyypit, jotka parantavat sisällön löydettävyyttä ja vaatimustenmukaisuutta.
Tietojen suojaus
Kun data laajenee nopeasti ja yhteistyö ylittää organisaatio- ja aluerajat, datan hallinnasta ja suojaamisesta tulee suuri haaste. Organisaatioiden on suojattava arkaluonteiset tiedot paitsi paikallisesti myös laitteissa ja pilvipalveluissa. Vahvan strategian laiminlyönti tietojen suojaamiseksi ja hallitsemiseksi voi lisätä merkittävästi organisaation riskiprofiilia. Autamme sinua kehittämään ja toteuttamaan vankkoja strategioita tietojesi hallintaan ja suojaamiseen kaikissa ympäristöissä, vähentämään riskejä ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden.
Miten päästä alkuun?
Jos olet kiinnostunut parantamaan asiakirjojen hallintaa ja tietoturvaa ECM:n avulla, niin olemme täällä auttamassa sinua. Voit ottaa meihin yhteyttä ja varata ilmaisen konsultaation, jossa keskustelemme nykytilanteestasi, tavoitteistasi ja kipupisteistäsi.
Voit myös hyödyntää alustavaa ECM-esitutkimustamme, josta saat yksityiskohtaisen analyysin asiakirjojen hallintajärjestelmästäsi ja suositukset sekä tiekartan räätälöidylle ECM-ratkaisulle.
