Data on tärkein pääomasi – huolehdi siitä datanhallinnan ja tietoturvan keinoin
Datan merkitys yritysten pääomana kasvaa jatkuvasti. Samalla kun datasta kehitetään uusia tuotteita ja palveluita, se pitäisi suojata tehokkaasti – etenkin arkaluontoisten tietojen osalta. Tässä tarvitaan sekä korkealaatuista datanhallintaa että tietoturvaratkaisujen osaamista.
Monet yritykset haluavat suojata datansa hyvin, mutta kompastuvat siihen, ettei tiedonhallinta ole riittävällä tasolla. Masterdatassa voi olla puutteita: esimerkiksi datan omistaja tai viimeisin versio ei ole selvillä. Haasteet kasvavat, kun data revitään irti alkulähteiltään – määritykset eivät aina sellaisenaan periydy datan mukana.
Yksi keskeisiä lähtökohtia tilanteen ratkaisemiseksi on parantaa ymmärrystä yrityksen datavarannoista. Tämä tapahtuu datasisältöjä kuvaavan metatiedon avulla. Metatietoa voidaan pitää yllä silloin, kun dataa käsitellään ja siirretään paikasta toiseen. Tietoja voidaan täydentää myös jälkikäteen hakemalla datasisällöstä automaattisesti tunnistettavia elementtejä.
Datan suojaamisen kannalta on oleellista, että metatiedoista ilmenee, mihin tarkoitukseen tietoa saa käyttää ja millä perusteella sitä voidaan jakaa. Mitä tarkemmin perusteet on määritelty, sitä helpompaa on oikeuksien hallinnointi. Määrittely aiheuttaa kuitenkin yrityksille haasteita, sillä dataa on usein kerätty jo vuosia, ja käyttötarkoitusta koskevat vaatimukset ovat lisääntyneet matkan varrella.
Arkaluontoinen tieto nostaa vaatimustasoa
Suojaamisen tarve korostuu, kun data sisältää arkaluontoista tietoa, kuten henkilötietoja. GDPR määrää henkilötiedot suojattavaksi ja salattavaksi. Tämä edellyttää sekä tietoturvallista IT-infraa että hyviä käytäntöjä ja prosesseja datan käsittelyssä.
Tiedonhallinnan näkökulmasta arkaluonteista tietoa voidaan suojata pseudonymisoimalla tai anonymisoimalla tunnistetiedot. Pseudonymisointi tarkoittaa tietojen käsittelemistä siten, että tietoja ei voida sellaisenaan yhdistää tiettyyn henkilöön. Tämä ei vielä poista GDPR:n mukaisia velvoitteita. Anonymisointi tarkoittaa puolestaan henkilötietojen käsittelyä siten, että tunnistaminen estyy lopullisesti. Silloin tietosuojalaki ei enää päde. Pseudonymisoinnin ja anonymisoinnin hyödyntäminen on yrityksissä vielä lapsenkengissä, ja näitä keinoja soveltaessa hukataan usein mahdollisuus datan jatkokäsittelyyn.
Tietoturvan näkökulmasta tietoa voidaan suojata muun muassa salaamalla tietoja, varmistamalla tietoalustan turvallisuus jo infrastruktuurin tasolta alkaen sekä hyödyntämällä identiteetin- ja pääsynhallinnan keinoja. Kyse on siitä, kuka saa käyttää dataa ja mihin tarkoitukseen, kuinka henkilö tunnistetaan ja miten pääsynhallinta ratkaistaan.
Hyvät prosessit käyttövaltuuksien hallintaan sekä käyttöoikeuksien katselmointi määräajoin ovat oleellisia datan suojaamisen kannalta.
Dataratkaisuja ja tietoturvaa kehitettävä käsi kädessä
Dataratkaisujen kehittämisen kannalta rajoitteet tiedon hyödyntämisessä ovat hankalia, sillä kehitystyössä pyritään nimenomaan löytämään datalle uusia käyttökohteita. Vallalla on ollut vapaa kulttuuri, jossa tiedot on suojattu vain siltä osin kuin tämä on välttämätöntä. Toisessa ääripäässä on ajattelu, jonka mukaan tiedot on suojattava täysin paitsi niissä käyttötarkoituksissa, joihin on saatu erillinen lupa.
Yritysten on löydettävä tasapaino tietojen hyödyntämisen ja suojaamisen välillä. Valittu linja riippuu muun muassa toimialasta, sitä koskevasta lainsäädännöstä ja organisaation politiikasta. Lisäksi on oleellista tunnistaa, mitkä säännöt pätevät kenenkin kohdalla ja mille piirille annetaan pääsy dataan.
Dataratkaisuja kehitetään liiketoimintatarpeet edellä, ja ketterä kehittäminen tähtää nopeisiin kokeiluihin. Tässä vauhdissa tietojen suojaaminen ja turvaaminen voi unohtua, koska se ei ole kehittämisen ensisijainen ajuri. Juuri siksi siihen tulisi tietoisesti kiinnittää huomiota.
Uudessa maailmassa on löydettävä keskitie, jossa dataratkaisuja kehitetään ketterästi, mutta tiedot suojataan hallitusti. Sama koskee dataan perustuvia tekoälysovelluksia, joiden kehittäminen on nouseva trendi. Puutteet datanhallinnassa heijastuvat koneoppimiseen perustuviin malleihin ja vaikuttavat koko lopputulemaan.
Yksi ratkaisu on ottaa kehitysprojekteihin mukaan tietosuojan ja -turvan asiantuntija. Panostus on pieni, mutta avaa uuden näkökulman, jolla voi olla mittava merkitys lopputulokseen. Lisäksi dataratkaisujen kehittäjiä voidaan kouluttaa tietosuoja-asioista ja lisätä heidän tietoisuuttaan niiden merkityksestä.
Datan suojaaminen on hyvin holistinen kokonaisuus, jossa on huomioitava sekä yrityksen omat linjaukset ja prosessit että yleinen lainsäädäntö ja määräykset.
Asiaan ollaan yrityksissä vasta havahtumassa, eikä useimmilla organisaatioilla ole tähän riittävää asiantuntemusta.
Me Enfolla tarjoamme ratkaisuja sekä datanhallintaan että tietoturvan varmistamiseen. Ota yhteyttä, niin otetaan kokonaisuus yhdessä haltuun!
Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Tivissä 30.11.2022.
Kirjoittajat:
Principal Consultant Mika Käck työskentelee Epicalin Digitaalisen luottamuksen tiimissä. Hän rakentaa tehtävässään uusia digitaalisen identiteetin palveluita asiakkaillemme.
Mika Naatula on Epicalin Data ja analytiikka -yksikön teknologiajohtaja. Hän keskittyy työssään siihen, kuinka tiedolla tuotetaan tuloksia. Naatula näkee datan strategisena voimavarana, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä ja rakentamaan pala palalta parempaa maailmaa.
