Tietovarasto tukee Otavan talousraportointia – ADA keskeisessä roolissa uudistuksessa .

Otava aloitti vuonna 2019 talouden uudistushankkeen, jonka yhtenä tavoitteena oli kehittää masterdataa ja raportointia eri tasoilla. Tärkeä osa kokonaisuutta on Epicalin toteuttama uusi tietovarasto. Analytics Data Accelerator (ADA) oli keskeisessä roolissa tietovaraston toteutuksessa.

 

Muutosta tukemaan Otava suunnitteli uuden, yhtenäisen tietorakenteen. Kirjanpidon lisäksi uudistus koski sisäistä laskentaa, ennustamista sekä näitä tukevaa raportointikerrosta. Muutos edellytti eri osa-alueiden toteuttamista rinnakkain.

Otavan uutta tietovarastoa oli kehitettävä siten, että uudet rakenteet palvelivat Otavaa sekä jo siirtymän aikana että talousjärjestelmien uudistamisen jälkeen. Tämä mahdollisti vaiheittaisen etenemisen eri liiketoimintojen osalta. Otavan liiketoimintojen järjestelmistä saatava data koottiin Microsoft Azure -tietovarastoon, josta se saatiin helposti kaikkien käyttöön.

Otava valitsi pitkäaikaisen kumppaninsa Epicalin rakentamaan tietovarastoa. ”Epicalilla on hyvät kyvykkyydet raportointiin ja tietovarastointiin sekä apuvälineitä ja osaamista masterdatan puolelle. Lisäksi ADA-ratkaisu toi automatiikkaa Microsoftin arkkitehtuurin päälle”, sanoo Otavan tietohallintopäällikkö Mikko Lehtinen.

ADA tärkeä osa tietovaraston arkkitehtuuria

Epical rakensi Otavalle modernin, Microsoftin referenssiarkkitehtuurin mukaisen tietovaraston MS Azure -pilveen. Projekti käynnistyi mallintamalla silloisista järjestelmistä saatavaa tietoa ja muuttamalla sitä uuteen muotoon. Uusia ratkaisuja rakennettiin liiketoiminta kerrallaan.

ADA oli hyvä lisäarvokomponentti tietovarastoratkaisussa. ”ADA kiihdytti kehitystyötä automaation avulla, tuki tiedon mallintamista ja toi tietoja automaattisesti varastoon. Käsin koodaaminen ja siihen kuluva aika väheni, ja MS-referenssiarkkitehtuurin mukainen lopputulos voitiin tuottaa nopeasti. Vähintään 70 % manuaalisesta työstä jää pois, kun kehittäjä ei kirjoita koodia vaan ADA tekee tämän tavoitteiden ja dokumentaation pohjalta. Ratkaisuihin voidaan näin tuoda budjetin rajoissa enemmän toiminnallisuuksia”, kertoo Epicalin Cloud Architect Ari Rämö.

Otavalla ollaan tyytyväisiä ADAan. ”ADA on ollut loistava työkalu: se tekee hyvin ne asiat, joihin se on tarkoitettu, eikä tuo ongelmia. Myös ulkopuoliset ovat arvioineet kokonaisuutta jälkikäteen ja ratkaisua on pidetty hyvänä. ADAn automaattisesti tuottamat skriptit ovat selkeät ja systemaattisesti samanlaiset. ADA on tärkeä palanen tietovarastomme arkkitehtuurissa”, Lehtinen toteaa.

 

Yhtenäinen työn jälki helpottaa ylläpitoa

ADAn avulla tietovaraston toteutus tapahtuu yhtenäisten standardien mukaisesti. ”Microsoftin omat työvälineet jättävät toteutukseen taiteellista vapautta. ADAn standardikäyttöliittymässä kehittäjät valitsevat, mitä pitää saada aikaiseksi – ei sitä, kuinka se tehdään”, Rämö kuvailee.

Kun kyse on mittavasta projektista, yhtenäisellä työn jäljellä on suuri merkitys. Otavalla tietovarastoon toteutettiin yli 800 integraatiopakettia. Näistä 99 % on ADAn avulla kokonaan saman standardin mukaisia. ”Meille syntyi täysin yhtenäisen dimensiomallin päälle rakennettu tietovarasto. Ratkaisu toimii ja sen ylläpito on helppoa”, Lehtinen kiittelee.  

Ylläpidon helppous korostuu esimerkiksi virhetilanteissa. Niitä sattuu harvoin, sillä ADA itsessään vähentää inhimillisiä virheitä. Toisaalta satunnaiset virheet on helppo korjata. ”Kehittäjä pääsee ympäristöön kiinni nopeasti. Yhtenäinen tietovarasto on kuin tuttu ruokakauppa, joka noudattaa aina samaa hyllyjärjestystä. Virheet selviävät nopeasti, kun kaikki löytyy omalta paikaltaan. Korjauksen jälkeen toteutus voidaan generoida uudelleen noin kymmenessä minuutissa. Käsin tehdessä tämä olisi päivien työ”, Rämö kuvailee.  

 

Helpottaa ajoketjujen hallintaa

Myös ajoketjujen ajastus ja hallinta helpottuvat ADAn avulla. Isoja työkuormia voidaan ajaa luotettavasti, ja ADA tietää, kuinka ne suoritetaan optimaalisesti. Azure-kapasiteetista saadaan näin kaikki irti, eikä integraatioajon aikana synny tyhjäkuormaa.

”Näemme, miten tiedostojen lataaminen etenee, koska ajot ovat käynnistyneet ja onko jossakin ollut ongelmia. Voimme itsekin käynnistää ajoketjuja joko käsin tai esimerkiksi integraatiokerroksen kautta”, Lehtinen sanoo.

Ajoketjunhallintaa voi hyödyntää myös Microsoftin resurssien hallinnassa. ”Azuren omissa käyttöliittymissä resursseja ei voi helposti hallinnoida osana ajoketjua. ADAn ajoketjun hallinnalla tämä onnistuu: kapasiteettia voidaan lisätä ajojen aikana ja poistaa käytöstä ajon jälkeen. Näin saavutetaan kustannussäästöjä”, Rämö toteaa.

ADA mahdollistaa myös sen, että Otava voi itse käyttää ja kehittää järjestelmää. Otava onkin jo tehnyt omia lisäyksiään tietovarastoon. ”ADAn graafinen käyttöliittymä on selkeä ja helppolukuinen. Sillä voi esittää visuaalisesti myös pitkät ja monimutkaiset ajoketjut ja niihin liittyvät riippuvuudet”, Lehtinen sanoo.

”Asiakas voi käyttää järjestelmää aivan samalla tavalla kuin mekin, ja kaikki pysyvät kartalla tekemisistä. ADAssa toimitaan dokumentaatio edellä: asiakas dokumentoi ADAlla, mitä hän haluaa saada aikaiseksi, ja ADA tekee työn. Tämä mahdollistaa loppukäyttäjienkin työskentelyn ilman, että ympäristö kärsii”, Rämö kuvailee.

 

Hyppy uuteen teknologia-aikakauteen

Kirjanpidon, sisäisen laskennan ja raportoinnin ratkaisujen rakentaminen rinnakkain on ollut mittava urakka. Otava on tyytyväinen lopputulemaan. ”Tietovarasto tarjoaa meille kestävän pohjan, joka alkaa tuottaa hyötyä rakennetun tiedon avulla. Saamme tietoa ulos paljon helpommin ja nopeammin, ja näemme uusia näkökulmia”, Lehtinen sanoo. 

Epical on tuonut uudistushankkeeseen monenlaista osaamista. ”Epicalin tietokyvykkyyksistä muodostuu meitä kiinnostava kokonaisuus. Epicalilla on paljon osaamista mm. masterdatasta, tiedon mallintamisesta ja tietovarastoista sekä Azuresta. Epical tukee tekemistämme monella tasolla ja meille on eduksi, että Epicalilla on ymmärrystä myös niiltä osa-alueilta, joita yhteistyö ei kata.”

Uudistus on merkinnyt Otavalle hyppyä uuteen teknologia-aikakauteen talousratkaisuissa. ”Masterdatan muutos oli yksi suuri asia, ja toinen oli pääsy Azure-pohjaiseen arkkitehtuuriin kyvykkäästi toteutettuna. Ratkaisut ovat lunastaneet lupauksensa, ja pystymme tekemään raportteja nopeasti ja monesta suunnasta.”

ADA-palvelusta vastaa Epicalin tytäryhtiö Qivada Oy. Lue lisää ADAsta osoitteessa qivada.com

Otava-konserni on Suomen kolmanneksi suurin monialainen mediakonserni, joka koskettaa jollain tavoin lähes jokaista suomalaista. Liiketoiminta-alueemme ovat yleinen kirjallisuus, oppimisen palvelut, kauppa, aikakauslehtien kustantaminen sekä verkkopalvelut. Vuonna 2021 konsernin liikevaihto oli 253 Meur, ja sen palveluksessa on noin 1000 henkilöä.