Yhtenäinen raportointi tehostaa datan hyötykäyttöä Otavalla
Otava panostaa strategiassaan dataohjautuvaan tekemiseen; analytiikka halutaan tuoda liiketoimintojen keskiöön. Epicalin avulla Otava sai käyttöönsä yhtenäisen raportointiratkaisun, joka nosti datan hyödyntämisen uudelle tasolle koko konsernissa.
Uudistukselle oli Otavalla valtava tarve, sillä vanha raportointijärjestelmä ei palvellut tarkoitustaan. Raportointia tehtiin perinteisillä työkaluilla ja räätälöidyillä, erilaisilla malleilla konsernin eri yhtiöissä. Tuloksena saatiin epäyhtenäistä dataa, joka ei tukenut kokonaiskuvan muodostamista tai mahdollistanut datan yhtenäistä hyödyntämistä eri tasoilla. Myös käyttäjäystävällisyydessä ja käytettävyydessä oli puutteita.
Otava käynnisti Epicalin kanssa uudistushankkeen, jonka tavoitteena oli yhtenäisempi raportointi. Tarkoitus oli rakentaa ympäristö, joka tukee sekä yksittäisten yritysten sisäistä raportointia että koko konsernin näkökulmaa. Raportoinnin tuli myös jatkua saumattomasti, vaikka teknologia taustalla vaihtui.
”Halusimme mennä rohkeasti eteenpäin, uudistaa yrityskulttuuriamme ja kokeilla uutta teknologiaa. Tarkoitus oli luoda pohjaa ja mittareita yhtenäiseen raportointiin sekä rakentaa analytiikkaa”, sanoo Otavan tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen.
Moderni ratkaisu vaati tietorakenteiden uudistamista
Epical rakensi Otavalle teknisen alustan, joka mahdollistaa eri liiketoimintojen, talouden ja koko konsernin yhtenäisen raportoinnin. Ratkaisu toteutettiin Power BI:llä ja tietovaraston lähdejärjestelmänä ovat lukuisat operatiiviset järjestelmät sekä taloushallinnon Unit 4-ratkaisu. Lisäksi käyttöön otettiin modernia teknologiaa, kuten Azure, Qivadan ADA ja erilaisia apuohjelmia.
Uudistus vaati suuren toiminnallisen muutoksen: kyse ei ollut vanhojen rakenteiden siirtämisestä uudelle teknologialle vaan itse mallien ja tietorakenteiden uudistamisesta. Dataa ei voinut sellaisenaan tuoda uudelle alustalle, vaan masterdata oli rakennettava kokonaan uudelleen.
”Loimme uudet organisaatiohierarkiat ja tietomallit, jotka mahdollistavat yrityksen datan entistä laajemman analysoinnin ja porautuvan raportoinnin yli liiketoimintarajojen”, Laakkonen kertoo.
”Aluksi selvitimme, millaisia raportointi-, tiedonhankinta- ja päätöstarpeita päätoiminnoilla on sekä mitä tietoja on saatavilla. Tarvekartoituksen avulla loimme ylätason käsitemallia kokonaisuuksista, joista yhtiön data muodostuu. Myös järjestelmiä roolitettiin aiempaa tarkemmin, mikä kevensi kirjanpidon taakkaa ja loi läpinäkyvyyttä raportointiin”, sanoo datan ja analytiikan pääkonsultti Erkki Piitulainen Epicalista.
Tietojen hyödyntäminen parani merkittävästi
Otava sai projektin myötä käyttöönsä yhtenäisen ja skaalautuvan raportointiratkaisun, joissa asioita voi tarkastella helposti eri dimensioilla ja aikajänteillä.
”Kulupuolella kustannuksiin voi porautua jopa laskun kuvaan asti. Henkilöt pääsevät itse tiedon alkulähteille eikä tietoja tarvitse pyydellä eri yksiköiltä. Tämä nopeuttaa toimintaa paljon”, Laakkonen kuvailee.
Tietojen hyödynnettävyys on parantunut huomattavasti yhtenäisen datan myötä. ”Enää emme vertaile päärynöitä ja omenoita keskenään, vaan aidosti samaa dataa. Yhtenäisen masterdatan avulla voimme kehittää asioita koko liiketoiminta-analytiikan näkökulmasta. Datan hyödynnettävyys on aivan eri tasolla kuin aikaisemmin”, Laakkonen iloitsee.
Uusi ratkaisu parantaa läpinäkyvyyttä Otavan konsernitason raportoinnissa. Raportit ovat myös ajan tasalla todella nopeasti, käytännössä reaaliajassa.
Haasteilta projektissa ei vältytty. Kokonaisuus oli laajempi kuin aluksi osattiin arvioida, mikä vaikutti myös aikatauluun. Lisäksi vaiheittainen käyttöönotto toi yllätyksiä: kullakin liiketoiminta-alueella tuli vastaan erityispiirteitä, jotka aiheuttivat muutoksia ja kehittämistarpeita suunnitelmiin.
”Tavoitteista ei silti tingitty. Onnistuimme luomaan todella hyvän pohjan, jota voidaan nyt laajentaa ja kehittää. Tarkoituksemme oli toteuttaa ensin konsernin ydinprojekti, ja laajentaa sitä sitten horisontaalisesti ja kerroksellisesti. Tähän on nyt hyvät valmiudet”, Laakkonen sanoo.
Haastava hanke hitsaa kumppanit yhteen
Otava ja Epical ovat jo pitkään tehneet yhteistyötä infra- ja pilvipalvelualueilla. Suuren muutoshankkeen läpiviemisessä on ollut eduksi, että kumppanit ovat tottuneet tekemään töitä yhdessä. Kommunikointi on ollut avointa koko projektin ajan, ja myös haasteista on puhuttu suoraan.
”Projekti oli oppimiskokemus puolin ja toisin. Kauniit kesäpäiväprojektit eivät yleensä hitsaa kumppaneita yhteen”, Laakkonen naurahtaa.
Haasteet saatiin selätettyä hyvällä yhteistyöllä, joka laajenee nyt myös tällä osa-alueella. Otavan medialiiketoiminnan tietovarastojen ylläpito on jo siirtynyt Epicalille, ja kaupan tietovarastojen hallintaa siirretään parhaillaan.
”Epicalilla ja Otavalla on hyvin yhtenäiset arvot. Yhteistyömme perusta on vahva luottamus. Kehitystyötä tehdään yhdessä ja on erittäin tärkeää, että voimme keskustella visioista avoimesti ja viedä niitä yhdessä eteenpäin”, Laakkonen kiteyttää.
Otava-konserni on Suomen kolmanneksi suurin monialainen mediakonserni, joka koskettaa jollain tavoin lähes jokaista suomalaista. Liiketoiminta-alueemme ovat yleinen kirjallisuus, oppimisen palvelut, kauppa, aikakauslehtien kustantaminen sekä verkkopalvelut. Vuonna 2021 konsernin liikevaihto oli 253 Meur, ja sen palveluksessa on noin 1000 henkilöä.
Tietovarasto tukee Otavan talousraportointia – ADA keskeisessä roolissa uudistuksessa
